Hospitalidad: el alma de los eventos memorables

Por Ana Iglesias, directora de eventos corporativos en Equipo Kapta

En el mundo de los eventos, la hospitalidad es un arte que puede transformar una simple reunión en una experiencia inolvidable. No se trata solo de ofrecer servicios básicos, sino de crear un ambiente en el que cada asistente se sienta valorado y especial.

En este artículo, exploraremos cómo los pequeños gestos de hospitalidad pueden tener un gran impacto en la percepción y satisfacción de los participantes, y daremos ejemplos concretos de prácticas que han elevado eventos a un nivel superior.

La hospitalidad en los eventos no es solo una cuestión de cortesía, sino una estrategia clave para generar conexiones emocionales profundas con los asistentes. La atención al detalle y la personalización son fundamentales para que los invitados se sientan verdaderamente bienvenidos y apreciados. Ese toque especial que arranca una sonrisa, esa cálida bienvenida que predispone el ánimo para disfrutar de un evento magnífico, ese detalle personalizado que hace al participante sentirse un poco más especial…

Veamos algunas formas en las que la hospitalidad puede marcar la diferencia:

1. Bienvenida personalizada

Un simple gesto de bienvenida puede establecer el tono de todo el evento. Imagina llegar a un evento y ser recibido por tu nombre, con una sonrisa genuina y una pequeña bebida de cortesía.

O bien enviar mensajes de texto o correos electrónicos personalizados a cada asistente antes de su llegada, dándoles la bienvenida y proporcionando información útil sobre el evento, como el horario, ubicación de las instalaciones, y detalles de contacto para asistencia adicional.

Para eventos que incluyen alojamiento, colocar notas de bienvenida personalizadas en las habitaciones de hotel de los asistentes. Estas notas pueden incluir detalles sobre el evento, así como recomendaciones locales y pequeños obsequios.

Podemos aprovechar las redes sociales del evento para dar la bienvenida a los asistentes antes de su llegada, y publicar mensajes personalizados mencionando a los asistentes por su nombre, agradeciéndoles su participación y creando expectación.

Este tipo de detalles crean una primera impresión positiva y hacen que los asistentes se sientan especiales desde el primer momento.

2. Atenciones durante el evento

Durante el evento, ofrecer pequeñas comodidades puede tener un gran impacto. Por ejemplo, estaciones de hidratación con agua de frutas, zonas de descanso con asientos cómodos y mantas en eventos al aire libre, y por supuesto estaciones de carga para dispositivos móviles. Proveer Wifi gratuito y asegurarse de que la tecnología de apoyo, como aplicaciones de evento y señalización digital, sea fácil de usar y accesible.

En eventos largos y muy condensados, como congresos y simposios, habilitar áreas de bienestar donde los asistentes puedan recibir masajes rápidos, o desconectar en un ambiente tranquilo, para reducir el estrés y mejorar la experiencia general. En una reciente feria comercial, instalamos una “zona de relajación” con sofás, revistas y snacks saludables, ofreciendo un espacio donde los asistentes podían descansar entre visitas a los stands. Esto no solo mejoró la experiencia general, sino que también prolongó el tiempo de permanencia de los visitantes en el evento.

También crear zonas específicas para el networking, con un ambiente agradable y acogedor, dotadas de estaciones de café, bebidas y snacks, que sirvan para romper el hielo. Otro ejemplo es el de una conferencia donde ofrecimos estaciones de café gourmet con baristas profesionales que preparaban cafés al gusto de cada asistente. Este detalle no solo mantuvo a los participantes energizados, sino que también creó un ambiente de conversación y networking en torno a las estaciones de café.

Estos gestos muestran que los organizadores han pensado en el bienestar de los asistentes y están comprometidos a hacer su experiencia lo más agradable posible.

3. Personal atento y amable

El personal del evento juega un papel crucial en la percepción de hospitalidad. Azafatas, camareros y demás staff deben estar entrenados no solo en sus tareas específicas, sino también en cómo interactuar con los invitados de manera cálida y profesional.

Se pueden asignar anfitriones o embajadores de hospitalidad para recibir a los asistentes en puntos clave, como la entrada al salón principal, al auditorio, las áreas de talleres o las zonas de networking.

La amabilidad y la disposición a ayudar pueden transformar cualquier interacción en una experiencia positiva.

4. Detalles personalizados

Ofrecer detalles personalizados puede sorprender y deleitar a los asistentes. Un ejemplo podría ser entregar notas de agradecimiento escritas a mano o pequeños obsequios personalizados que reflejen los intereses de cada invitado. En un evento corporativo, un toque personal como este puede fortalecer las relaciones y dejar una impresión duradera.

También, en aquellos eventos en los que hay una comida o cena, seguidas de más actividades, ofrecer kits dentales con la marca del evento puede ser un pequeño gesto práctico muy bienvenido.

5. Experiencias multisensoriales

Crear una atmósfera que estimule los sentidos puede mejorar significativamente la percepción del evento. Aromas agradables, música cuidadosamente seleccionada y una decoración visualmente atractiva contribuyen a crear un ambiente acogedor y memorable. Por ejemplo, en una conferencia reciente, se utilizaron difusores de aceites esenciales para mantener un ambiente fresco y relajante, lo que fue muy apreciado por los asistentes.

6. Comodidades adicionales

Proveer de comodidades adicionales, como un servicio de guardarropa eficiente, facilidades para personas con discapacidades, o un servicio de transporte organizado, demuestra un nivel de atención y cuidado que puede hacer que los invitados se sientan bien atendidos y valorados.

En eventos de lujo, contar con un servicio de valet parking, por ejemplo, será algo muy adecuado.

Organizar servicios de transporte desde y hacia el evento, como autobuses lanzadera desde puntos clave de la ciudad, será un gesto muy bienvenido, sobre todo si el espacio del evento no está céntricamente ubicado, o si en el evento se prevé que la gente beba alcohol.

La hospitalidad es, sin duda, el alma de los eventos memorables. Los pequeños gestos, las atenciones personalizadas y la creación de un ambiente acogedor y considerado pueden transformar una experiencia ordinaria en algo extraordinario.

Como dice Andy Stalman, “una sonrisa, un entorno agradable, los aromas, los sonidos, la eficacia, la calidez, la empatía en la atención, ayudan a encontrar fácilmente lo que el cliente busca: una experiencia integral, sensorial, memorable e inimitable”.

En el competitivo mundo del marketing y el retail, donde cada detalle cuenta, la hospitalidad puede ser el factor diferenciador que deje una impresión duradera en los asistentes y fortalezca las relaciones con los clientes. Así que, la próxima vez que planifiques un evento, recuerda que la magia está en los detalles y que cada pequeño gesto de hospitalidad cuenta.

Se puede leer en el número de septiembre de Hi Retail en la página 48.