Vale. Ya has superado el momento pánico. Se te ha venido abajo toda tu programación de marketing, has tenido que empezar de cero, y además en un escenario que si te lo llegan a contar hace dos meses, te habría entrado esa ri­silla tonta que te sale cuando tu cuñado te dice que el Atleti va a ganar la liga.

Seamos serios. No voy a decirte que vas a resurgir de tus cenizas cual Madre de Dragones. Pero sí que tie­nes fórmulas para salir adelante con cierto estilo, y demostrando tu capa­cidad de adaptación a entornos de gue­rra. Y una de ellas es convertir tus even­tos presenciales en eventos online. Los eventos tradicionales, presenciales están en pausa, así que hay que usar soluciones alternativas.

En contra de lo que puedas pensar, un evento corporativo no presencial, aunque no sustituye al cara a cara, ni lo hará nunca, puede ser tan eficaz y tan potente como un evento tradicional, proporcionándote unas métricas que no has llegado ni a oler en los eventos presenciales, unas posibilidades enormes de impulsar el engagement con tu audiencia/ clientes, y una autopista de 9 carriles para que se sumen nuevos clientes o espectadores a tu evento y a tu base de datos.

Pero hay diferencias. Grandes diferencias entre hacer una producción básica, con lo justito, cubriendo expediente, o llevar tus eventos online a otro nivel. Y estos son los puntos clave a los que tienes que prestar atención cuando te plantees hacer tu próximo (o primer) evento online:

1. Define el propósito de tu evento

Ten claros los objetivos, y una vez los hayas decidido, ve a por todas. Un evento online no tiene por qué ser considerado un evento secundario, una especie de premio de consolación. Tu evento tiene que ser irresistible. Indispensable. Y tu audiencia tiene que estar deseando ver qué has preparado para ellos. Pon en marcha toda tu maquinaria de marketing para comunicar, generar expectación, y utilizar el FOMO de forma magistral.

2. Potencia la calidad audiovisual de tu evento

Piensa bien en qué tipo de evento quieres llevar a cabo. Porque hay una diferencia entre un evento con look webinar como los que estamos viendo constantemente estos días, o las producciones de calidad en las que se presta tanto cuidado y deta­lle como el que tendrías en un evento pre­sencial. No puedes soltar a tu CEO ante su webcam, sin luces, sin audio profesional, y con la cama de fondo. Contar con un equi­po de producción AV profesional llevará a tu evento a otro nivel, y no solo obten­drás calidad audiovisual, sino que podrás incluir elementos como holografías, reali­dad aumentada, gráficos dinámicos, corti­nillas y títulos, tener un plató profesional… Exactamente como si estuvieras emitien­do un programa televisivo. Tú decides si quieres un Kalos o un A3.

3. No corras tanto a la hora de recortar tus presupuestos

Sí. Hacer un evento online es más bara­to. No tienes que pagar el espacio, ni el catering, ni viajes, ni una enorme pro­ducción audiovisual… Antes hemos visto que no puedes ignorar la calidad en la producción, a menos que estés dispuesto a obtener unos resultados pobres. Pues igualmente, no elimines tan a la ligera todas esas partidas que ahora no ves necesarias, y busca formas creativas de reinvertirlas en tu evento online, de modo que incremente de forma increíble la experiencia de usuario. ¿Seguro que tu evento no puede tener catering? ¿Crees que ya no es necesario pensar en un obsequio original? ¿No podrías permitirte ahora al mega-ponente internacional con el que siempre soñaste?

4. Cuida al máximo todos los aspectos funcionales

En los eventos presenciales, podemos pasar algunas cosas por alto, como un proceso de registro mediocre, si luego el resultado es una magnífica experiencia en vivo. Pero en un evento online debes asegurarte de que todas las partes fun­cionales de la experiencia, desde el mo­mento que llegan a tu web, pasando por el registro, hasta el evento en sí, y cuando finalmente tus asistentes hacen clic para enviar la encuesta post-evento, están per­fectamente ligadas y funcionan como un guante. Recuerda: la experiencia digital es prácticamente la única que van a tener los asistentes.

5. No hagas una traducción literal de tu evento presencial

Algo que se hace con frecuencia a la hora de pasar un evento presencial al formato online es tratar de reproducir un evento presencial. Error. No es que estemos ha­blando de otro terreno de juego. Es que hablamos de otra dimensión. La gente es capaz de pegarse tres días seguidos en un congreso, con largas ponencias en las que prestan atención de forma sostenida. Pero ¿ante una pantalla? No way. Piensa que la capacidad de atención se reduce drástica­mente, por lo que tus contenidos deberán ser más dinámicos que nunca, eliminando lo superfluo, y con unos tiempos más cor­tos. Tendrás que incorporar descansos, y reducir la duración de tu evento. Deberás decidir también el horario más adecuado, y si lo divides en dos o más sesiones, en días consecutivos. Y piensa que tendrás ciertas posibilidades de networking. Pero éste ya no va a ser la parte fundamental de tu evento. Asúmelo, y ofrece una alter­nativa brillante a tus asistentes.

6. El contenido es el rey

Lo hemos apuntado antes, pero hay que subrayarlo. Aquí no tienes más que lo que ves en la pantalla. Por tanto, el contenido es CRUCIAL. Tanto las presentaciones de los ponentes, que deben ser cuidadísimas, y a ser posible, hechas por profesionales, como los vídeos que emitas, y los orado­res que incluyas. Y ten muy en cuenta que no es lo mismo hablar desde un escenario, con el soporte de un atril o de unas no­tas, y bebiendo de la energía del público asistente, que teniendo que mirar a una cámara. No todo el mundo puede hacerlo bien.

Todo debe ser atractivo, y en la medida de lo posible, también participativo, e incluso lúdico. Porque si empiezas con un discur­so aburrido, tienes el abandono asegura­do. Y créeme, lo más difícil de conseguir en un evento online es que la audiencia se quede pegada a la pantalla hasta el final.

7. Elige un buen compañero de viaje

Tendrás que lidiar no solo con aspectos técnicos: ¿Qué plataforma elijo para mi evento? ¿y qué proveedor de streaming? Ah, pero ¿son dos cosas distintas? ¿cómo sé que no me estoy equivocando? Tam­bién tendrás que asegurarte de que tie­nes un equipo de soporte adecuado, tanto mayor cuanta más interactividad y contenido tenga tu evento. Y tendrás que producir todo ese contenido diverso del que hablábamos, incluyendo elementos interactivos o de gamificación para man­tener el engagement. Todo eso no se hace solo. Ni lo hace un solo proveedor.

Como siempre, una agencia de confianza te ayudará a resolver todas esas situacio­nes a las que no vas a poder enfrentarte con soltura si decides embarcarte en la aventura de montar un evento online me­morable. Esa agencia hará de director de orquesta, de negociador, de ángel de la guarda, y de guardián invisible, ocupán­dose del contenido, la dinamización, el envío de invitaciones y gestión de invita­dos, la selección y contratación de ponen­tes y presentadores, la puesta en marcha de actividades participativas, la coordi­nación con los equipos de marketing y comunicación, la regiduría, el análisis de datos, y el diseño y coordinación de todo el evento. Porque si en un evento presen­cial las incidencias y fallos se dan, pero se pueden camuflar de cierta forma, en un evento online es imposible, con lo que un perfecto desarrollo y una organización milimétrica son ahora más importantes que nunca.

Take away

Los eventos online se distinguen de los presenciales en dos cosas fundamental­mente: escala y atención. Tu evento puede estar abierto ahora al mundo entero. Donde antes tenías 200 asistentes, ahora puedes tener 2.000, con muy poca diferencia de coste. Te doy dos segundos para pensar el valor de contar con los datos de toda esa nueva audien­cia. Lo has pillado. Imagina cómo podrías hacer tu próximo evento corporativo, para reunir a una audiencia profesional que hasta el momento nunca pudiste tener, y que ahora tienes a tu alcance.

O imagina tu primer evento online para tu centro comercial. La mejor oportunidad que has tenido jamás de disparar los suscriptores en tu base de datos, si sabes elegir bien los contenidos, y promocio­nar el evento usando los canales correc­tos. Piensa, por ejemplo, en un evento de moda para tu público joven femenino. Con influencers y workshops, con concursos, con sorteos, y hasta con patrocinadores. Con herramientas participativas para unir el evento a tus redes sociales en directo. Abre tu formulario de registro, y empie­za a ver los resultados. Te aseguro que te gustarán. Sobre todo, si tu agencia sabe ayudarte a crear campañas inteligentes de email marketing que optimicen luego ese activo y le saquen el mayor partido.

Por otra parte, cuando estamos ante una pantalla, inevitablemente prestamos me­nos atención. Competimos contra el te­léfono móvil, la nevera, el email… Tenien­do eso muy claro, aún podemos hacer eventos en los que consigamos un gran resultado. Por tanto, si quieres cautivar a tu audiencia, debes proporcionarle una experiencia sólida, personal, y transfor­mativa, de la que los participantes salgan maravillosamente sorprendidos, pensan­do no solo que ha sido un tiempo bien empleado, sino alegrándose de no habér­selo perdido.

¿No querías rock & roll?