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Los eventos en tiempos de COVID

Por Alfredo Flórez, CEO de Equipo Kapta

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“La vida no puede parar, se modifica, se adapta, pero sigue adelante, y cómo podemos ver, hacer eventos, con seguridad y experiencia, sigue siendo perfectamente posible”.

Todo cambia, nada permanece. Esta es nuestra nueva realidad, cuanto más se para todo, más rápido cambia y en esta montaña rusa económica, social, política, doméstica y sanitaria, debemos llevar a cabo nuestra estrategia de marketing, esa que tantas veces hemos revisado desde marzo. Han pasado más de 9 meses y ya no vale con aplazar o cancelar los planes, hay que enfrentarse a esta situación y no seguir esperando a ver qué pasa, porque nuestros clientes no esperan.

Debemos perseguir y mantener su fidelidad a través de una estrategia centrada en el cliente, flexible porque debe estar preparada para esperar lo inesperado, con un enfoque activo para afrontar la incertidumbre y asumir que no vamos a tener toda la información deseada para tomar las decisiones, pero que tiene que conectar necesariamente a nivel emocional con los clientes y la sociedad.

En este marco en el que la rapidez de adaptación es clave y los presupuestos ajustados, debemos elegir con inteligencia las acciones a desarrollar y con quién las llevamos a cabo. Mientras que en 2019 la clave era el volumen y la frecuencia, buscando esa sensación de que siempre pasa algo, ahora en 2020 y 2021 debemos pensar en acciones estratégicas, medidas y meditadas, para conseguir los objetivos marcados, e ir de la mano con un proveedor de confianza, con experiencia y alta capacidad de adaptación, para afrontar juntos la incertidumbre.

No es un escenario fácil, pero debemos ver esta crisis como una oportunidad, y las limitaciones de recursos como una posibilidad para ser creativos. A pesar de las dificultades de la situación, hay empresas que son conscientes de la importancia de realizar eventos para conectar emocionalmente con sus clientes a través de la experiencia, comunicar y reforzar su imagen de marca. Especialmente en momentos clave como puede ser la inauguración de un centro comercial, o su aniversario.

Dos inauguraciones muy distintas entre sí, pero con una premisa en común

Recientemente hemos llevado a cabo las inauguraciones de Way Dos Hermanas y La Torre Outlet Zaragoza. Dos eventos muy distintos entre sí, porque cada uno contaba con públicos y objetivos diferentes, pero con una premisa clara: máxima seguridad y responsabilidad.

Conscientes de la situación cambiante a la que nos enfrentábamos no sé contemplaba un escenario único para su diseño y ejecución, en este caso el plan B no era solo actuar ante la eventualidad de la lluvia o de que las obras concluyeran a tiempo, sino que se tenían previstos distintos escenarios y se diseñaron los eventos de forma modular para poder abarcar un mayor número de posibles cambios.

Se partió de la base de unas acciones, compatibles con las restricciones generales COVID, que se fueron modificando o adaptando según cambiaban las restricciones en las distintas comunidades autónomas, incluso el mismo día del evento. Dos eventos muy diferentes pero seguros y posibles.

Way Dos Hermanas, el primer evento híbrido y participativo en un centro comercial de España

Para la inauguración de WAY DOS HERMANAS llevamos a cabo el primer evento híbrido y participativo celebrado en un centro comercial de España. A esta cita institucional asistieron de forma presencial 250 personas que pudieron disfrutar del evento con todas las medidas sanitarias precisas. Por otro lado, la inauguración fue retransmitida en streaming con un seguimiento de centenares de personas procedentes de todos los rincones de España o de países como Italia o Portugal. Durante la retransmisión se sucedieron los saludos y entrevistas de muchas personas del sector que quisieron estar presentes en un momento tan especial. Sin embargo, lo que convirtió esta inauguración en un evento único y diferenciador -incluso a nivel europeo- fue la sorpresa final. Y es que todos aquellos que, de una forma u otra asistieron al acto, pudieron ver como su propia imagen pasaba a formar parte del logotipo de Way Dos Hermanas, participando y convirtiéndose así en protagonistas de un momento inaugural inolvidable.

La Torre Outlet, un evento para la experiencia y la adaptabilidad

Una semana después de inaugurar Way Dos Hermanas, nos enfrentamos en Zaragoza a una campaña completamente diferente, con la apertura de LA TORRE OUTLET ZARAGOZA. Si estos eventos están reconocidos como los más difíciles a los que puede enfrentarse una agencia de eventos, en este caso se pusieron verdaderamente a prueba nuestra experiencia y adaptabilidad, porque tanto el Covid como las restricciones impuestas el mismo día del evento inaugural, nos obligaron a cambiar sobre la marcha tanto la estrategia como muchas de las acciones previstas. Tras el acto institucional arrancó una potente campaña inaugural con muchas diferentes acciones, eficaces y sobre todo muy seguras, que se han llevado a cabo durante un mes completo.

Nos hemos servido de la tecnología para complementar ambos eventos de forma online: a través del streaming que permitía asistir y participar de forma online en el caso de Way Dos Hermanas, o de la APP con acciones cruzadas que facilitan la recogida de datos con un final físico presencial en el centro en el caso de La Torre Outlet Zaragoza.

Sin duda trabajar con estas limitaciones ha sido todo un reto para nosotros y ha puesto a prueba nuestra capacidad de adaptación… pero gracias a un trabajo en equipo con la propiedad y la gerencia, y a nuestra experiencia en esta clase de eventos, se ha superado con éxito.

La vida no puede parar, se modifica, se adapta, pero sigue adelante, y cómo podemos ver, hacer eventos, con seguridad y experiencia, sigue siendo perfectamente posible.

 

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